MDM-система в Фонде Сколково: первые шаги
Для Фонда Сколково первоочередной целью было наведение порядка в системе нормативно-справочной информации (НСИ). В организации много данных: Фонд работает с различными стартапами, помогая им выводить на российский и международный рынки свои продукты и услуги. Также Фонд является оператором, осуществляющим предоставление грантов по некоторым государственным программам. Сотрудникам фонда приходится постоянно работать с отчетностью в государственные органы.
На момент старта проекта в марте 2022 года большинство справочников в Фонде Сколково велось локально в каждой информационной системе.
Андрей Веневцев, директор (направление НСИ) департамента информационных систем и сервисов Фонда Сколково:
«Чтобы оценить масштаб задачи, перед стартом проекта в Фонде провели инвентаризацию объектов НСИ в информационных системах. В процессе было выявлено 400 справочников, большая часть из них – финансовые. Позднее выяснилось, что так как инвентаризация не включала обследование бизнес-процессов, в которых эти справочники используются, то по факту их количество оказалось в 2 раза больше».
На этом этапе была определена основная задача при внедрении MDM-системы: классифицировать объекты Фонда в аналитике и отчётности. Для этого нужно было централизовать ведение наиболее критичных для бизнес-процессов справочников. Задача осложнялась тем, что несколько десятков справочников нужно было получать из внешних источников. Кроме того, для нескольких ключевых справочников требовалось специально разработать методику их ведения, а также организовать процесс создания и изменения объектов НСИ не только сотрудниками Фонда из разных подразделений, но и внешними пользователями.
В крупных организациях часто одновременно используются различные информационные системы, при этом, как правило, каждая со своей собственной базой данных (ERP, CRM, ECM, MES и др.). В итоге внутри компании накапливаются огромные массивы данных, при этом часть информации дублируется, еще часть с течением времени теряет актуальность. Из-за этого появляются проблемы с использованием данных в управленческой отчетности, и как следствие – невозможность принимать эффективные стратегические решения. В этом случае руководству компании целесообразно задуматься о внедрении MDM-системы. За счет создания централизованной базы данных она становится единым источником правды для всех бизнес-подразделений. MDM-система минимизирует ошибки и дублирование информации, обеспечивает контроль качества данных, их очистку и стандартизацию. В конечном счете это приводит к увеличению эффективности бизнес-процессов, снижению операционных рисков и повышению конкурентоспособности.