НСИ (нормативно справочная информация) — cпособ оптимизировать работу предприятия

Нормативно-справочная информация (НСИ или Master Data (англ.)) – это справочные данные, стандарты, регламенты компании. Такая информация хранится в виде справочников, словарей и классификаторов, которые могут быть как линейными (более простая структура), так и иерархическими. Например, в компаниях бывают справочники существующих и потенциальных клиентов, контрагентов, продуктов, товаров, услуг, нормативов. Эти справочные данные являются информационным ядром системы управления компанией.

НСИ задействована во всех бизнес-процессах. При финансировании проектов компания формирует базу финансового учета каждого проекта (содержит информацию о финансовых контрактах и тратах), классифицирует информацию о контрагентах, сотрудниках, задействованных в работе над проектом, банках. При организации взаимодействия с партнерами ведется их реестр. Во время формирования информационной базы создается справочник информационных ресурсов. При проведении корпоративных исследований формируется нормативный справочник терминов и классификаторов, затем эти сведения распространяются сотрудникам и партнерам. В состав НСИ входят справочники и классификаторы, информация из которых (термины, коды, названия контрагентов и материалов, адреса поставщиков, контакты клиентов) используется при создании текущих документов. Например, при создании счета-фактуры основные данные выбираются из справочников, а не вводятся вручную. Неверная или устаревшая информация приведет к ошибкам, недействительности счетов, потере времени сотрудниками, негативному имиджу компании в глазах партнеров и клиентов. К тому же справочники объединяют все документы системы (приказы, счета, договора и др.), неверно составленный документ повлечет за собой дальнейшие ошибки сотрудников. Нормативно-справочная информация влияет и на принятие управленческих решений, от которых зависит развитие бизнеса. На основе НСИ создаются разные отчеты внутри компании. Например, она используется при подготовке бухгалтерской отчетности и отчетности по МСФО. Несогласованность справочников внутри компании приводит к проблемам разного характера. С одной стороны, это может влиять на бизнес изнутри. Например, при закупке материалов некорректная информация в справочниках ведет к накоплению лишних запасов на складе и увеличению расходов предприятия на содержание продукции. С другой стороны, это отражается и на внешних связях с потребителем или контрагентом. Если цена товара изменилась в одном справочнике, но эта информация не отобразилась в другом (и из-за этого, допустим, не поменялась цена на сайте), то при покупке клиент может отказаться приобретать ваш товар, увидев разные цены, и уйти к конкуренту, у которого информация более достоверна. Таким образом, НСИ влияет на:

• документооборот компании;
• подготовку всех видов отчетов;
• продажи;
• отношения с контрагентами, клиентами, партнерами;
• принятие управленческих решений;
• имидж компании.

Чтобы консолидировать и гармонизировать данные, устранить избыточность информации, ускорить и улучшить поиск нужных сведений, в компании внедряется система управления НСИ (англ. Master Data Management или MDM). Главная цель – создание единого источника полной и непротиворечивой информации, используемой в работе разными бизнес-подразделениями. Какие проблемы это решает:

1. Дублирование информации. Повторяющиеся данные препятствуют эффективному обмену информацией между сотрудниками и работе автоматизированных систем. Например, когда один и тот же объект в справочниках называется по-разному. При внедрении систем по управлению нормативно-справочной информацией этого можно избежать. Когда данные появляются в системе заказчика, они добавляются и в системе MDM. В ней проводится анализ информации, выявление дубликатов и при необходимости осуществляется слияние записей.
2. Разрозненность информации. Когда данные в справочниках отличаются и не связаны между собой. При внедрении решений MDM производится очистка данных и исключение дубликатов.
3. Недостоверная информация. При использовании ее в отчетах, она влечет за собой принятие неверных управленческих или финансовых решений. Поэтому данные постоянно нуждаются в проверке и ручной корректировке сотрудниками. Это отнимает время и замедляет работу бизнеса. Данные в системе класса MDM проверяются и регулярно обновляются, на их основе удобно готовить любые отчеты: упрощается сбор информации, сокращаются сроки подготовки отчетности.
4. Высокая стоимость ведения разрозненных систем. От компании требуется использование дополнительных кадровых и технических ресурсов для создания НСИ и работы с ней в разных информационных системах. Решения MDM связывают между собой все справочники, классификаторы и словари компании, что сокращает затраты на их ведение, а также на анализ и актуализацию НСИ.

Внедрение систем по управлению нормативно-справочной информацией положительно отражается на бизнес-процессах:

• Повышается эффективность управления предприятием благодаря объединению корпоративных справочников и быстрого обмена сведениями между ними;
• Сокращаются финансовые траты на введение новых систем;
• Исчезают расходы на отслеживание недостоверной и устаревшей информации;
• Создается единое информационное пространство внутри бизнеса;
• Снижаются расходы на создание консолидированной отчетности;
• Увеличивается уровень актуальности, полноты, достоверности и целостности НСИ;
• Появляется прозрачность в отслеживании изменений данных;
• Внедряются новые бизнес-метрики для оценки качества сведений;
• Увеличивается эффективность отслеживания состояния склада на предприятиях, уменьшаются остатки непроданных товаров и расходов, связанных с их содержанием;
• Уменьшается задолженность благодаря единому списку контрагентов;
• Освобождаются ресурсы на поддержку неактуальных справочников в разных системах;
• Повышается точность информации в отчетности;
• Унифицируются сведения в корпоративном хранилище;
• Сокращаются сроки реализации процессов в бизнесе;
• Появляется возможность персонализировать коммуникацию с клиентами;
• Соединяются дубликаты данных в единую запись;
• Обновляется информациях о продуктах во всех системах на 90% быстрее;
• Появляется возможность управлять информацией из разных источников.

Все это возможно благодаря существованию разных решений MDM, которые выбираются в зависимости от типа компании и целей управления НСИ. Одно из самых популярных – multidomain MDM от Informatica. Эта система позволяет вести практически любые виды справочников независимо от их типа. Чаще всего это решение используется для ведения справочников о клиентах, контрагентах, организационных структурах и связанных с ними данных в иерархическом или линейном виде. При внедрении multidomain MDM пользователи получают доступ к наиболее полной корпоративной информации. Это позволяет автоматизировать многие процессы, касающиеся согласования изменения данных. Также позволяет лучше соблюдать требования регуляторов в банковской, нефтегазовой, страховой, фармакологической и других отраслях. И открывает новые возможности в сфере продаж (upsale и cross-sale) и цифровых коммуникаций. Такие компании получают возможность комбинировать информацию о транзакциях и данные из IoT. Плюс такой системы – обеспечение защиты важных сведений благодаря обезличиванию данных, которое позволяет скрыть часть корпоративной информации. Например, сведения о VIP-клиентах смогут увидеть только сотрудники со специальным доступом. В самой базе такие данные будут храниться без искажения. Другое преимущество системы – возможность быстро находить нужную информацию, используя текстовые запросы в свободной форме. На рынке это решение зачастую выбирают банки. Например, Альфа-Банк Казахстан с помощью MDM стандартизировал данные (имена и фамилии клиентов), выявил и удалил дубликаты, наладил процессы управления качеством информации. Стандартизация информации была необходима потому, что в Казахстане для написания одного и того же имени люди могут использовать буквы кириллического, латинского или казахского алфавита. Во избежание путаницы и возможных ошибок сотрудников, были использованы решения MDM. Они эффективны и при других банковских бизнес-задачах. Например, когда банку необходимо ускорить сегментирование клиентских данных, разработать персонализированные предложения для пользователей или быстрее вывести новые услуги на рынок. Именно с такой целью системой MDM воспользовался банк ВТБ. Также это позволило значительно сократить сроки подготовки отчета банка для регулятора. Другое решение MDM Product 360 предназначено для ведения сложных иерархических справочников продуктов, товаров, услуг, номенклатур. Инструмент используется активно в интернет-магазинах и на производствах. Он помогает связать в единое целое иерархии данных о товарах и услугах. Такое решение эффективно в случае, если одна компания продает товары разных категорий, допустим, спортивные мячи, детские игрушки и книги. Каждый из этих продуктов обладает разным набором атрибутов, которые можно легко упорядочить и связать через систему Product 360. Она включает в себя ресурс для поставщиков с автоматической загрузкой и привязкой данных о товаре к справочнику, а также их распространение в адаптированном виде для разных каналов взаимодействия с потребителем. Это значительно ускоряет продвижение новых продуктов на рынке. Такая система позволяет маркетологам управлять цифровыми данными и автоматизировать их анализ, чтобы сэкономить время для более творческих задач, к тому же интерфейс пользователя можно настроить для работы с тем или иным каналом продаж. Например, дистрибьютор электронных компонентов Avnet воспользовался Product 360, чтобы сократить число выполняющихся вручную действий по управлению данными и упорядочить сведения. В компании было много разрозненных систем с неточными, не согласующимися и неполными сведениями о продуктах и контрагентах. В результате информацию упорядочили, справочники связали между собой, а дубликаты удалили. Для продаж будет эффективно и другое решение – MDM Customer 360. Оно содержит данные о клиентах, сопоставляет их с описаниями продуктов и дает возможность делать потребителям персональные предложения. Такой инструмент эффективен в работе как с физическими лицами, так и с юридическими. Его часто используют в страховой отрасли и в сфере продаж товаров и услуг. Например, компания предоставляет 20% скидку на страхование жилья, если клиент застраховал свою машину. С технической точки зрения, чтобы предоставить скидку клиенту, система MDM должна получить информацию из справочника по клиенту застраховавшего машину, чтобы передать ее другой системе, которая автоматически сделает выгодное предложение этому клиенту по страхованию жилья. Система MDM удобна и для получения кросс-канальной аналитики данных по взаимодействию с клиентами. Например, телекоммуникация компания Verizon добилась высокого процента удержания клиентов благодаря анализу цикла взаимодействия компании с потребителем во всех каналах коммуникаций. Это позволило упростить проведение транзакций на онлайн-ресурсах и тем самым сократить количество обращений в колл-центр. Все производственные компании нацелены на централизованное ведение данных по заявкам, то есть номенклатура создается не хаотично, а централизованно по запросу. Информацию о новом товаре или услуге после всех согласований вносят централизованно внутрь системы. В этом случае не так важно найти дубликат, как разместить запись в нужном месте в иерархии продуктов. Для этого подойдет система Informatica Data Quality. Например, телекоммуникационная компания Eircom Ltd использовала это решение, чтобы повысить качество данных. В результате сведения из различных систем были очищены и стандартизированы. Их стало легко анализировать, и появилась возможность отслеживать KPI в отдельных сферах бизнеса. Внедрение любого вышеперечисленного решения займет определенное время: от полугода. Это связано с тем, что сначала потребуется определить источники данных, из которых собирается информация, указать корректный путь и ранжировать приоритетность информации. Затем разные источники сведений объединяются в группы, для них задаются шаблоны и правила обработки. Чтобы ускорить этот процесс, компании необходимо:

1. Определить цели и задачи MDM и удостовериться, что они не противоречат бизнес-целям.
2. Создать стратегию внедрения системы управления НСИ в компании.
3. Определить роли сотрудников в работе с нормативно-справочной информацией
4. Определить набор процессов, информация по которым будет отслеживаться в справочниках, чтобы выбрать подходящее MDM-решение.
5. Задать набор метрик для отслеживания эффективности внедренной системы управления НСИ.

Также определить, нуждается ли компания в новых решениях в управлении НСИ, помогут ответы на следующие вопросы:

• Насколько качество информации в бизнес-процессах высокое (сведения достоверные и точные, верно ли оформлены и соответствуют ли формату)?
• Удобно ли использовать такие данные в работе?
• Согласованы ли данные между системами?
• Могут ли сотрудники получить сведения, когда они им нужны?
• Достаточно ли полная информация хранится в системе?

Если хотя бы на один из вышеперечисленных вопросов ответ отрицательный, то стоит задуматься о внедрении тех или иных MDM-решений в компании. Управление НСИ влияет на все бизнес-процессы: от взаимодействия с клиентом до работы с государственными структурами. Работа с упорядоченной, достоверной и полной информацией способна увеличить прибыль, привлечь новых клиентов и удержать существующих, сократить расходы на работу с разрозненными информационными системами и улучшить внутреннюю и внешнюю корпоративную коммуникацию.