Управление ИТ-проектами

1. В чем отличие управления проектами от традиционного менеджмента
2. Управление проектами: зачем нужно
3. Стандарты управления проектами
4. Роли
5. Преимущества и недостатки управления проектом
6. Этапы управления проектами
7. Методология управления проектами
8. Инструменты для управления проектом

Управление проектами в области ИТ и работы с данными нацелено на удовлетворение информационных потребностей бизнеса и создание для него новых конкурентных преимуществ на рынке. Управление проектами – это процесс организации, планирования, мотивации команды и контроля хода реализации проекта.

В чем отличие управления проектами от традиционного менеджмента

Если традиционный менеджмент ориентирован больше на ход событий, то проектный – на достижение цели и результата. В проектной деятельности много риска (часто проектный менеджмент жестко ограничен в финансах и во времени).

Особенная сложность в управлении проектами – координированное выполнение действий. При нарушении синхронизации выполнения разных заданий, достижение результата оказывается под угрозой. Особенно это актуально для ИТ-проектов, когда к работе привлекаются подрядчики и партнеры. Так, есть несколько основных вариантов ведения проектов по работе с данными:

1. Когда проект выполняет команда подрядчика, а затем происходит обучение и передача экспертизы партнеру
2. Когда осуществляется совместное управление проектом компанией и подрядчиком
3. Когда выполнение проекта осуществляется командой компании, а подрядчики выступают в роли кураторов

Координация действий в каждом варианте имеет особенную специфику. Проекты, связанные с управлением данными, имеют свои особенности в сравнении с традиционными ИТ-проектами. Это проекты корпоративного уровня. В процесс их реализации вовлечен широкий круг участников как со стороны компании, так и со стороны подрядчика. Важна заинтересованность и вовлечение бизнес-заказчика. Для успеха внедрения потребуется перестройка работы компании и создание комплексной инфраструктуры по работе с данными.

При управлении проектами важно учитывать и их динамичность. Планирование должно быть гибким, могут меняться первоначально запланированные цели и методы их достижения.

Управление проектами: зачем нужно

Рассмотрим на примере проекта по созданию озера данных. Работа с данными относится к классу сквозных функций и оказывает влияние на все процессы организации. В контур работы с данными включены интересы многих подразделений.

Работа с данными включает в себя миграцию, архивирование, консолидацию, синхронизацию данных, отслеживание качества данных, Big Data, Data mining и др. Все эти процессы влияют на принятие управленческих решений в области продаж, закупок, финансов, управления рисками, персоналом. При успешном управлении проектом по работе с данными компания быстрее создает новые продукты, выходит на новые рынки, растут продажи продуктов, инвестиции. Слаженная работа команды гарантирует эффективную реализацию проекта.

Стандарты управления проектами

Стандарты управления представляют собой набор рекомендаций, на которые можно ориентироваться при работе над проектом. Они не регламентируют роли и не имеют последовательных шагов действий.

Существует несколько разновидностей стандартов:

1. международные – используются компаниями по всему миру;
2. национальные – созданы для использования внутри страны;
3. общественные – разработаны сообществом специалистов;
4. частные – используются частными лицами, компаниями или учреждениями;
5. корпоративные – разработаны для применения внутри одной компании или группы родственных компаний.

Рассмотрим стандарты, которые часто используются в международной практике, в том числе в российской:

• Project Management Body of Knowledge. Является базовым стандартом PMI по управлению проектами. Он охватывает несколько сфер: управление интеграцией, содержанием, сроками, стоимостью, качеством, коммуникациями, рисками и др.
• Стандарт ISO 10006. Стандарт сконцентрирован на качестве проекта, улучшении менеджмента проекта. Ключевыми являются процессы измерения, анализа и процесс совершенствования работы.
• IPMA Competence Baseline определяет требования к компетентности менеджеров проектов. Стандарт содержит более сорока требований к знаниям, мастерству и профессиональному опыту сотрудников.
• Стандарт оценки уровня зрелости организации по управлению проектами ОРМЗ. Содержит методологию определения состояния управления проектом. Он помогает бизнесу оценивать и развивать возможности по эффективной реализации проектов.

Роли

Распределение ролей может меняться в зависимости от специфики проекта. Рассмотрим базовую структуру эффективной рабочей группы по проекту в области управления данными.

Такая структура эффективна для комплексных проектов. Она позволяет сохранять баланс интересов между структурами внутри организации и наращивать внутреннюю экспертизу.

Преимущества и недостатки управления проектом

Верно выбранные стандарты и методы управления проектом позволяют эффективно решать такие задачи, как:

• определение целей проекта;
• подготовка обоснования проекта и его структурирование;
• определение финансовых потребностей и источников финансирования;
• подбор исполнителей;
• заключение контрактов;
• расчет бюджета проекта;
• определение сроков выполнения проекта и разработка графика;
• контроль процесса выполнения задач и внесение изменений в план реализации;
• управление рисками.

Одним из главных недостатков являются возможные конфликтов между руководителем проекта, высшим руководством, руководителями подразделений и сотрудниками. Это сильно замедляет процесс работы. Также часть работ по ИТ–проекту обычно выполняются внешними исполнителями. Поэтому важно найти надежных подрядчиков и партнеров.

Этапы управления проектами

При организации управления проектами необходимо выделить:

1. фазы жизненного цикла проекта, этапы и задачи;
2. оргструктуру исполнителей;
3. структуру распределения ответственности;
4. общие системные функции.

Жизненный цикл – последовательность фаз проекта, необходимых для достижения результата. Управление жизненным циклом проекта состоит из нескольких этапов. Например, при построении хранилища данных выделяют: определение требований и задач проекта, проектирование и разработку моделей хранилищ данных, определение источников данных, разработку, внедрение, отслеживание работы и управление повседневными операциями, обеспечение защиты хранилища, вывод из эксплуатации.

Методология управления проектами

Одним из важных шагов успешного управления проектом является верно выбранная методология. Основные существующие методы:

Waterfall — каскадная модель управления «Водопад», предусматривает решение задач последовательно и строго по изначальному плану. Отличительные принципы методологии: документы и инструкции очень важны, следующий этап работы не начнется до момента окончания предыдущего, нет итераций, есть общий процесс создания продукта.

На практике такая методология чаще всего не очень эффективна при реализации проектов по управлению данными, так как они предусматривают более гибкий подход, поэтому во многих ИТ-проектах используется Agile.

Agile – это методология управления проектами, состоящая из коротких циклов инкрементальной разработки – спринтов. Каждый цикл нацелен на непрерывное улучшение разработки продукта или сервиса. Часто такой метод выбирают при работе с данными или построении озера данных: первые гипотезы можно проверять и на небольшом количестве подключенных к озеру источников, постепенно увеличивая их состав, подключая новые.

Суть такого подхода кроется в нескольких стадиях:

1. Выявление бизнес-кейса
2. Определение требований к результатам
3. Разработка процессов, определение ролей
4. Применение разработанных процессов
5. Контроль и мониторинг результатов

Из преимуществ этого метода: благодаря коротким спринтам и фокусу на качестве, команда выявляет и исправляет недостатки быстрее, чем при каскадной методологии.

Основные подходы и понятия agile-системы:

• Scrum – это методология, которая предусматривает работу над проектом короткими циклами. При таком методе заказчик также активно участвует в проекте, много личного общения. При внедрении такого метода важна слаженная командная работа, потому что в конце спринта команда приходит к результату и получает обратную связь от заказчиков о проделанной работе.
• Kanban – методология, при которой в команде нет разделения на роли. Также она предусматривает постепенное внесение изменений. При таком методе любая задача разбивается на этапы, которые фиксируются на доске задач. Все участники доски знают о конечной цели проекта, видят, какие существуют промежуточные этапы, когда и кому нужно подключиться.

Инструменты для управления проектом

Чаще всего в управлении проектом используются инструменты для визуализации и структурирования задач и целей.

Kanban-доски. Это визуальные доски с однотипными задачами и статусами. С помощью них легко понять, над какой задачей уже работает команда, а какие ждут своего часа.

Другой инструмент – диаграмма Ганта. Это дорожная карта проекта, на которой отслеживаются связи между задачами, критические точки и время работы над задачами. Это позволяет руководителю контролировать рабочий процесс и отслеживать задержки по срокам.

Также в работе над проектом широко используются CRM-системы. С помощью их базовых элементов можно быстро получать отчеты и статистику, хранить файлы, создавать рабочие чаты, контролировать финансы и др.

Вышеперечисленные инструменты позволяют упорядочить и визуализировать рабочие процессы, что является одним из факторов успеха реализуемого проекта.