Система управления знаниями не приносит результатов? Ищем слабые места в стратегии

О трёх основных составляющих успешной стратегии управления знаниями читайте в другой статье блога. В этой статье эксперты KMS Lighthouse рассказывают о важных моментах в процессе обмена бизнес-информацией, которые также необходимо учесть при составлении такой стратегии.

Дело не в системе управления знаниями

Давайте представим, что вы внедрили систему управления знаниями, а она не оправдала ваших ожиданий. Возможно, дело не в качестве системы, а в том, как вы организовали стратегию управления знаниями в своей организации. Опыт показывает, что скорее всего, слабое место скрыто в процессе обмена знаниями. Ваша стратегия управления знаниями должна помочь оптимизировать процесс обмена информацией даже в непростых ситуациях. Например, в организации могут быть приняты нестандартные методы сотрудничества (например, викарное обучение, когда сотрудник учится не на основе инструкций, а на основе наблюдений за другими сотрудниками). При таком методе, обмен знаниями будет особенно непростым.

Что создаёт самые большие проблемы с распространением знаний? Конечно, люди. Поэтому важно не зацикливаться на показателях внедрения системы управления знаниями, а постараться решить проблемы корпоративной культуры. Это позволит достигнуть более высоких результатов. Давайте подробнее рассмотрим два примера из этой области.

Проблема управления знаниями №1 – строгая иерархия

Традиционная корпоративная иерархия сейчас выглядит немного архаичной. Но она всё ещё сохраняется во многих компаниях. При традиционной иерархии поток знаний повторяет логику взаимодействия между сотрудниками. Поток этот направлен только в одну сторону: сверху вниз. Информация передаётся от руководства рядовым специалистам.

В этой модели может быть затруднён обмен бизнес-информацией между коллегами одного уровня, особенно если ваша корпоративная культура поощряет конкуренцию среди коллег. Обмен знаниями в такой культуре будет скорее формальным и будет происходить только по распоряжению руководства.

Что нужно учесть в стратегии управления знаниями

В этом случае стоит ориентировать стратегию управления знаниями на диверсификацию потоков знаний. Несомненно, начинать стоит с внедрения централизованной системы управления знаниями. Также нужно организовать команду, которая внесёт в эту систему бизнес-сведения, которые будут доступны всем в компании через инструменты поиска. Это обеспечит всех сотрудников компании равным доступом к знаниям. Кроме того, у сотрудников должная быть возможность находить в базе экспертов и запрашивать их консультации. Таким образом поток информации будет идти и от менеджеров, и от коллег одного уровня.

При этом, сотрудникам, которые привыкли к иерархичным отношениям может понадобиться дополнительная мотивация для того, чтобы делиться информацией. Мотивировать их можно с помощью официального введения соответствующих процессов. Можно включить задачи по добавлению информации в систему управления знаниями и их очистке в обязанности каждого сотрудника. После официального внедрения новых процессов, стоит дополнительно провести тренинг (онлайн или оффлайн), чтобы больше стимулировать обмен знаниями.

Проблема управления знаниями №2 – слабая коммуникация между командами

Может сложиться ситуация, когда коммуникация внутри одной команды эффективна, а сотрудники разных команд практически не общаются друг с другом. Такие изолированные друг от друга команды могут быть эффективны. Но наладив сотрудничество между ними, вы полнее раскроете их потенциал.

Что нужно учесть в стратегии управления знаниями

Правильно подобранная единая система управления знаниями позволит потоку бизнес-информации пересечь границы между изолированными командами. Она обеспечит лёгкий и точный поиск информации. Процесс использования системы управления знаниями оптимально формализовать и применять повсеместно во всей организации.

Стратегию управления знаниями важно построить так, чтобы она помогала выделить сотрудников, которые ослабляют процессы обмена бизнес-информацией. Кроме того, можно создать кросс-командные форумы и базы знаний с обучающими материалами. Так информация будет циркулировать в организации более свободно и поможет получить лучшие результаты.

Остались вопросы по составлению успешной стратегии управления знаниями? Присылайте их на почту info@dis-group.ru