Как лучше всего выстроить работу удалённой команды

Эмили Арент, эксперт Sisense, приводит рекомендации специалистов для оптимальной организации дистанционного формата работы.

Многим компаниям сейчас приходится трансформироваться, чтобы продолжать эффективно работать в сложившихся условиях. Давайте рассмотрим опыт GitLab и Sisense в этой области. Возможно, некоторые рекомендации вы также сможете применить в своей работе.

Удалёнка не будет успешной без соответствующей корпоративной культуры

Способы организации эффективной работы на удалёнке в ходе недавней дискуссии обсудили HR-директор Sisense Нурит Шибер и Эмили Шарио, консультант по внутренней стратегии в GitLab.

Можно сказать, что правильно выстроенная оптимизированная удалённая работа – это страсть Эмили. Ей повезло: она работает в компании, где эту страсть разделяют и поддерживают. GitLab – одна из крупнейших компаний по всему миру, все сотрудники которой работают только удалённо. Всего в GitLab более 1200 работников из 65 стран мира. В компании считается, что будущее именно за удалёнкой. Однако сложно поспорить с тем, что не всё может пойти гладко, когда переходить на дистанционный формат работы приходится экстренно и из-за внешних факторов.

В ходе дискуссии Нурит и Эмили сошлись на том, что большую роль для успешного перехода на удалёнку играет правильная корпоративная культура. При руководстве бизнесом важно больше уделять внимания проблемам сотрудников. Также важно научиться выстраивать профессиональные отношения удалённо. Кроме того, необходимо создать эффективную систему получения обратной связи и признания от коллег. При этом оба эксперта считают, что основа успешной работу любой распределённой команды – верно организованные и продуманные онлайн-встречи.

Старайтесь сократить продолжительность синхронных онлайн-встреч

Эмили утверждает: все компании при переводе сотрудников на дистанционный формат работы проходят три основных этапа.

• На первом этапе команды пытаются перенести все рабочие процессы из офиса онлайн. Встречи из переговорных переносятся в Zoom.
• На втором этапе фокусом становится эффективность. Вместо того, чтобы собирать всех сотрудников в одно время, организатор может записать видео, которое остальные члены команды смогут посмотреть в удобное для себя время.
• На третьем этапе приоритетом становится развитие продвинутой культуры удалённой работы. Большинство рабочих вопросов решается в соответствии с этим новым приоритетом.

Сейчас большинство компаний, сотрудники которых до пандемии Covid-19 работали в офисе, находятся на первом этапе. Но для того, чтобы поддерживать хорошие условия труда и продуктивность работников, придётся перейти на следующий этап. На этот переход могут потребоваться недели и месяцы. Эмили предлагает для начала вспомнить все онлайн-встречи, которые запланированы у вас на следующую неделю. На скольких из них пройдёт показ презентации в PowerPoint?

Эмили рекомендует вместо того, чтобы показывать презентации на онлайн-встрече, записать показ на видео и выложить его на YouTube. Разошлите ссылку на видео за сутки до запланированного звонка в Zoom или Skype, чтобы коллеги могли с этим видео заранее ознакомиться. Так вы сэкономите время на самой встрече. А обсуждение будет более осмысленным и эффективным, так как у коллег будет больше времени на обдумывание вашей презентации.

Нужно гибко подходить к решению проблем на удалёнке

Нурит отмечает: ей понадобилось меньше недели, чтобы понять, что та структура встреч, которая была в офисе, не подходит для работы удалённо.  «Первая неделя на удалёнке прошла для меня на адреналине», – отмечает Нурит. Сотрудники стремились сделать всё, чтобы сохранить привычный темп работы в новых условиях, но это значило принимать все приглашения на онлайн-встречи, которые приходили им на почту. Однако уже на второй неделе работы из дома стало ясно, что в таком темпе работать невозможно: на выполнение многих обязанностей просто не оставалось времени. К тому же у многих ситуация усложнялась из-за домашнего обучения детей и других личных проблем.

Спустя несколько недель в Sisense было принято решение сделать некоторые дни «свободными от встреч». В эти дни все сотрудники, включая руководство компании, не принимают участие в онлайн-встречах, а выполняют другие рабочие обязанности. Также в Sisense были введены дополнительные дни для отдыха.

Залог продуктивности и защита от выгорания

Лично я всегда перед тем, как назначить встречу спрашиваю себя, можно ли решить те или иные вопросы по почте. Или, как это делают сотрудники GitLab, – записать вместо встречи видео? Мне кажется, что подобные вопросы должны задавать себе сотрудники любой компании, в которой важными приоритетами являются продуктивность работников и защита их от профессионального выгорания.