07.02.2018

Различия систем управления документами и управления знаниями

Разница между так называемыми Document Management и Knowledge Management без сомнения существует, и её выявление играет определяющую роль в обеспечении поддержания конкурентоспособности компании на быстро изменяющемся рынке. На практике эта разница также значительна, как между структурированным шкафом с документами, облегчающим поиск информации, и надежной диджитал системой, позволяющей не просто быстро находить данные, но интерпретировать их и предоставлять критическую информацию компании.

Document Management обеспечивает хранение и быстрый совместный доступ к целому архиву документов в рамках определенных вопросов, однако, предполагается, что пользователь знает какие документы ему требуются, так как данные не классифицированы по релевантности, а для поиска используются метаданные организации.

Knowledge Management использует дискретные данные, предполагая, что пользователь не знает, какие именно документы требуются для решения его задачи, и автоматически направляет его к наиболее полезным данным. Приоритетно юзеру предоставляются полезные, по мнению системы, и актуальные данные, а не просто все сохраненные исторические документы. Таким образом, компании необходимо определиться со спецификой прежде чем внедрять любую из вышеуказанных систем, так как в будущем ошибка в выборе продукта станет причиной снижения ключевых показателей компании.